Nasze podejście do whistleblowing, zobowiązania i odpowiedzialność realizujemy gwarantując:

• pełną wiarygodność świadczonych usług – zatrudniamy ekspertów ze wszystkich dziedzin prawa oraz bezpieczeństwa systemów IT, w tym zgłoszeniowych
• spersonalizowane, nieszablonowe traktowanie każdego Klienta
• bezpieczeństwo ochrony danych osobowych i poufności zgłaszającego
• pełne wsparcie merytorycznie i techniczne dla jednostki odpowiedzialnej za obszar Compliance
• rozwiązania techniczne i organizacyjne wypełniające obowiązki wynikające z Dyrektywy oraz przepisów krajowych
• elastyczne dostosowanie rozwiązań prawnych i informatycznych do przepisów krajowych na dzień ogłoszenia w Urzędowym Dzienniku ustaw Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa
• synergię usług IT oraz prawnych poprzez zatrudnienie specjalistów o wymaganej wiedzy, kwalifikacjach i doświadczeniu
• brak konfliktu interesów, ponieważ jako spółka celowa nie wykonujemy innych usług na rzecz podmiotów prawnych, które mogłyby powodować naruszenie zasady bezstronności i niezależności, o której mowa w przepisach
• predefiniowanie w zgłoszeniach kategorii naruszeń prawa zgodne z zakresem przedmiotowym Dyrektywy, co pozwala na szybką ocenę, czy dane zgłoszenie mieści się w katalogu sygnalizowania na mocy przepisów
• wdrożenie procedur prawnych i IT dostosowanych do potrzeb każdego Klient, również w zakresie autonomicznego rozszerzenia zakresu zgłoszeń poza katalog wynikający z minimalnego zakresu przepisów prawa
• powiązanie rozwiązań z korporacyjnym ładem i nadzorem Compliance w przypadku grup kapitałowych i spółek transnarodowych
• nowoczesny i przyjazny interfejs użytkownika w zakresie dostępu do systemu do przekazywania zgłoszeń oraz odbioru informacji o podjętych działaniach następczych

Korzyści ze współpracy i zalety outsourcingu obsługi zgłoszeń:

• posiadamy know-how wypracowany w praktyce, dotyczący metodyki postępowania w zakresie przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa oraz przekazywania informacji zwrotnej sygnaliście
• zapewniamy bezstronność, niezależność i obiektywność, co gwarantuje osobie zgłaszającej naruszenie prawa uniknięcie obawy o dokonanie zamiaru lub próby działania odwetowego, a także celowej lub przypadkowej próby powiązania zgłoszenia z tożsamością zgłaszającego, kiedy ma ono charakter anonimowy
• odciążamy z dodatkowych obowiązków osoby lub komórki organizacyjne upoważnione w podmiocie prawnym do podejmowania działań następczych
• świadczymy usługi podstawowe w zakresie przyjmowania zgłoszeń, ich preselekcji i dalszego kontaktu z sygnalistą oraz pełny outsourcing obsługi zgłoszeń:

• organizujemy spotkania zespołu wyjaśniającego
• dokonujemy analizy prawnej zgłoszenia oraz dostarczonych dowodów
• rekomendujemy ekspertów przygotowanych merytorycznie do analizy konkretnego zgłoszenia
• nadajemy statusy zgłoszeń i dalszych tryb ich rozpatrywania trybem wewnętrznym lub zewnętrznym
• rekomendujemy rozwiązania dla działu Compliance w ramach prowadzonych działań następczych bez podejmowania za podmiot prawny decyzji respektując w tym zakresie ograniczenia wynikające z przepisów prawa

• zapewniamy możliwość szybkiego reagowania, pilnowania terminów, zachowania ciągłości kontaktu z osobą zgłaszającą naruszenie prawa
• działamy 24h/dobę w zakresie obsługi zgłoszeń w systemie IT
• ściśle współpracujemy w zakresie merytorycznym z osobą lub komórką organizacyjną upoważnioną w podmiocie prawnym do podejmowania działań następczych
• pełnimy funkcję administratora danych osób zgłaszających naruszenia prawa odciążając podmiot prawny z ryzyka naruszeń przepisów RODO
• świadczymy usługi IT w pełni dostosowane do norm ISO dla systemów zgłaszania naruszeń prawa oraz rozwiązań kryptograficznych i szyfrujących przy pomocy autorskiego systemu PROLEGAL24, którego jesteśmy administratorem
• przyjmujemy również zgłoszenia pisemne tradycyjne oraz ustne od sygnalistów (w zależności od zapisów ustanowionej u Klienta procedury) i kierujemy je do upoważnionych osób lub jednostki organizacyjnej w podmiocie prawnym w celu zarejestrowania w systemie IT i nadania biegu zgłoszenia